Rechtssicherer Newsletter-Versand

Könnt Ihr das? Eine Agenturcheckliste

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Der Versand von Newslettern ist aufgrund der europäischen Rechtslage ein hochsensibles Thema in der Unternehmenskommunikation. Viele Kunden wünschen sich eine einfache Komplettlösung, die ihnen diese Last abnimmt. Diese findet man, wie so häufig, wenn es um innovative Online-Tools geht, vor allem bei Cloud-Dienstleistern aus den USA.

Unternehmen außerhalb der EU unterliegen jedoch datenschutztechnisch häufig lange nicht so strikten Auflagen wie hierzulande – was sich oft auch in den AGBs internationaler Versandlösungen widerspiegelt. Da man sich selten den Aufwand machen möchte, sich im dichten Dschungel dieses rechtlichen Minenfelds zu informieren, legen viele Unternehmen ihre Versanddienstleistungen gerne in die Hände einer Agentur. Diese verwenden professionelle PR-Tools, die gängigen Rechtsstandards entsprechen und flexibel in der Handhabung sind.

Um auch bei der Agenturwahl auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie den potenziellen Kandidaten dennoch etwas auf den Zahn fühlen. Ein böses Erwachen in Form von teuren Abmahngebühren und etwaigen Rechtsverfahren ist etwas, worauf wohl kein Unternehmen Wert legt.

Die Checkliste für Agenturen zum rechtssicheren Newsletter-Versand

Folgende Fragen sollten Sie einer Agentur stellen, um sich ein umfassendes Bild über deren Leistungen im Bereich Newsletter-Versand zu machen:

  • Ist Ihr Newsletter-Tool rechtssicher nach europäischen Standards? (Hier sollten die Begriffe Double Opt-In, Datenschutzhinweise, Anti-Spam, Widerruf und Bestätigungsmail fallen.)
  • Wie werden unsere Kundendaten gespeichert? Werden sie an Dritte weitergegeben?
  • Werden Einwilligung und Bestätigung des Empfängers protokolliert und sind diese Daten ohne Weiteres abrufbar?
  • Sind Sie in der Lage, unser Impressum und unsere Datenschutzrichtlinie auf Rechtskonformität zu prüfen und ggf. anzupassen?
  • Können Sie eine Unterseite für die Eintragung in den Newsletter erstellen, auf der alle wichtigen Informationen wie Versandfrequenz, grobe Themenübersicht und Widerrufmöglichkeiten ansprechend kommuniziert werden?
  • Sind Sie mit gängigen Newsletter-Verhaltensregeln vertraut (Ein-Klick-Abmeldung ohne weitere Interaktion, kein Versand von Abmeldebestätigungen)
  • Werden wir von Ihnen über aktuelle Rechtsbestimmungen und neue Verhaltensregeln sofort informiert und zu konkreten Maßnahmen beraten?
  • Sind die Newsletter einfach zu personalisieren und zu terminieren?
  • Für international versandte Newsletter: Können die Newsletter (und ggf. Unterseiten) unkompliziert an verschiedene Sprachen in den Empfängerländern anpassen, auch in der Anrede?

Media Network Manager: Rechtssicheres PR-Tool für digitale Unternehmenskommunikation

Bei Outline arbeiten wir mit dem Media Network Manager (MNM). Der MNM wurde explizit unter rechtlichen Gesichtspunkten für PR-Agenturen, Pressestellen und Verbände entwickelt. Er stellt sowohl für kleine als auch große digitale Kommunikationsstrategien aus allen Branchen die passende Basis. Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten des Media Network Manager – rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.