E-Mail-Versand in der Unternehmenskommunikation

PR, die in Erinnerung bleiben will, nutzt reputationsstarke E-Mail-Kommunikation

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Einen Blog betreiben, hoch aktiv in den verschiedenen sozialen Netzwerken veröffentlichen – reicht das um erfolgreich Unternehmenskommunikation zu betreiben? Professionell gestaltete und pünktlich versendete E-Mails gelten zwar inzwischen als „unsexy“, doch sie wirken nach wie vor gut. Und der EU-gesetzlich und auf die Welt erweiterte, verdeutlichte Schutz persönlicher Daten verhilft sogar, dem alten, aber bewährt reichweitenstarken Internet-Dienst E-Mail zu neuer Anerkennung bei den Kommunikations-Profis.

Unternehmen die Content Marketing betreiben, also selbst quasi verlegerisch tätig werden, befassen sich rasch und zentral mit der Frage, auf welche Weise, über welche Kanäle, sie ihre Zielgruppen erreichen wollen und vor allem auch wie sie sie tatsächlich nachhaltig erreichen können. Ein Großteil der Aufmerksamkeit ist unbestreitbar von den Printmedien ins Internet abgewandert. Dort dient der eigene www-Auftritt als Plattform, als Dreh- und Angelpunkt für die Unternehmenskommunikation. Viele Jahre galt darüber hinaus die E-Mail als Mittel der Wahl, Kunden und Interessengruppen wie die Medien unmittelbar, persönlich und aufmerksamkeitsstark aufmerksam machen zu können. Bis neue Plattformen und Kanäle kamen, die ganz neue Reichweiten und Zielgruppen bei völlig einfacher Bedienweise versprachen. Heute die „Sozialen Medien“ ernsthaft statt als Ergänzung und Erweiterung als Konkurrenz oder gar Ersatz in der Unternehmenskommunikation zu sehen, der den E-Mail-Versand überflüssig machen würde, wäre ein gravierender Fehler. Kommunikationsplattformen wie Twitter und Facebook machen ihre eigenen Regeln und deren Nutzergruppen variieren stark, sind Moden und Reputationsschwankungen unterworfen. E-Mail ist hingegen ein nach wie vor mächtiges, wirkungsstark einsetzbares Kommunikations-Mudul, das parallel erhalten bleibt, und eher mit einem persönlichen Telefonanruf vergleichbar ist, als mit einer sekundenflüchtigen Statusmeldung. E-Mail ist vom Absender weiterhin medial individuell gestaltbar beliebig anreicherbar, auf Mikro-Empfängergruppen hoch differenziert einstellbar – und ist meist wesentlich stärker, wenn es darum geht einen wirklichen, einen persönlichen und geschäftlich relevanten Dialog in Gang zu bringen.

Strengerer Datenschutz teilt beim E-Mail-Marketing die Spreu vom Weizen

In den verstärkten Bemühungen, den Schutz personenbezogener Daten auch auf die striktere Erlaubnis E-Mails zusenden zu dürfen auszuweiten, stecken nicht etwa Gefahren für den Absender, sondern, richtig eingesetzt, viele Chancen. Das von geschäftsschädigend bis böswillig und kriminell reichende Spaming wird wohl nie unterbunden werden können. Doch führen die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes, wie sie etwa mit Double-Opt-In, Opt-Out oder obligatorischem Impressum in Mails erfüllt werden, zu einem für den Empfänger recht gut unterscheidbaren Aufkommen professionell erstellter, zielgruppengerecht relevanter Inhalts-Mails, die zum richtigen Zeitpunkt ankommen, Eindruck machen und auch dann nicht unterzugehen, wenn sie vom Empfänger nicht sofort gelesen werden.
Der wesentliche Vorteil von E-Mail, dass sie nämlich im Postfach auch nach langer Zeit leicht wieder auffindbar und verwendbar ist, ist natürlich auch ihr Nachteil: In „unstrukturierten“ Postfächern stellt sich Übersichtlichkeit eben nicht von alleine ein. Doch auch hier sollte man die Lernfähigkeit der Empfänger nicht unterschätzen.

E-Mail hat ungebrochen Konjunktur

Dass E-Mail derzeit sogar dabei ist eine Renaissance zu erringen, könnte gerade am strengeren Datenschutz liegen. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt ab Mai 2018 weitgehend das, was in Deutschland schon seit Jahren gilt, nun auch all denen vor, die z.B. Mail-Adressen von Empfängern in Europa speichern und nutzen. Das Neue: Es ist egal wo auf der Welt der Absender sitzt, ihm drohen horrende Bußgelder, wenn er sich nicht an die europäischen Regeln hält.

Wer mit geeigneten Tools die Zustimmung seiner Empfänger eingeholt und dokumentiert hat, kann künftig also auf der sicheren Seite per Mail seine Neuheiten verkünden, seine Events ankündigen, seine Reputation stärken. Vielleicht lässt dabei sogar das „Störfeuer“ der leichtfertigen Spamer etwas nach, der Nebel in den Mailboxen lichtet sich. Die Aufmerksamkeit für spannende Teaser, für Verweise auf nützliche digitale Pressemappen oder eine Zusammenfassung der neuesten Blogbeiträge bringt stets frische Aufmerksamkeit für die eigenen Medien-Kanäle. Gut gemachte Mail-Botschaften werden von den Empfängern auch als Wertschätzung betrachtet, wenn sie selten, aber zum relevanten Zeitpunkt und mit Medien wie Whitepapers, Fotos oder Video-Verweisen angereichert sind.

E-Mail-Versand: Totgesagte leben Länger

Eine große Überschrift dieses Wortlautes muss man sich verkneifen, wenn es gilt einen Beitrag „Ist es noch zeitgemäß PR-Mails zu verschicken“ aufmerksamkeitsstark zu überschreiben. „Totgesagte leben länger“ ginge vielleicht bei Twitter als „Angehefteter Tweet“ durch – ansonsten wird der Tod der E-Mail schon seit 20 Jahren vorausgesagt um nicht zu sagen herbeigeredet. Dass die Mail so munter genutzt wird und noch nie so viele Mails verschickt wurden wie heute, hat auch einen technischen Grund. E-Mail ist, wie „www“ ein separater Grund-Dienst des Internet, eigenständig, eindeutig und vor allem schnell. Wer über einen E-Mail-Account verfügt, und den eines Empfängers kennt, kann diesen in der Regel innerhalb Sekunden erreichen. E-Mail kann verschlüsselt werden, anhand einer E-Mail-Adresse ist in der Regel sofort erkennbar ob es sich um eine private oder eine Unternehmens-Adresse handelt. Das ist unschlagbar, denn dafür braucht es nur die allgemeine, neutrale technische Infrastruktur und nicht zwingend einen Plattform-Betreiber. Selbst die Sozialen Netzwerke mit ihren Messengern sind weit von der Reichweite entfernt, die E-Mail sowohl theoretisch als auch praktisch-individuell hat – und kommen selbst nicht ohne E-Mail-Kommunikation aus, wenn es etwa um Anmeldungen und die dazugehörige Authentifizierung geht. E-Mail wird daher auch heute und auch künftig sogar häufiger genutzt werden als das oft mit „dem Internet“ verwechselte www.